仕事ができない人の特徴と対策を知りたい方におススメの記事です！
結論：仕事ができない人は、スビードを意識していない
仕事ができる人とできない人の違いは何でしょうか？
仕事ができない人は、どんな特徴を持っているのでしょうか？
仕事ができる人とできない人の違いは、仕事に対する姿勢や能力だけでなく、コミュニケーションや協調性など、さまざまな要素によって決まります。
では、仕事ができない人の特徴とは、具体的にどのようなものなのでしょうか？また、それを改善する方法はどのようなものなのでしょうか？
この記事では、仕事ができない人の特徴と、それを改善する方法について紹介します。仕事ができる人になるための参考にしてください。
それでは見ていきましょう！
仕事ができない人の特徴とは？
仕事ができない人の特徴は、以下のようなものが挙げられます。
- 仕事の優先順位をつけるのが苦手で、重要な仕事を後回しにしてしまう
- 仕事のスピードが遅く、納期に間に合わないことが多い
- スケジュール管理が下手で、タスクの見積もりや進捗報告ができない
- 同じミスを繰り返してしまい、反省や改善ができない
- 報連相が苦手で、上司や同僚とのコミュニケーションが不足している
- レスポンスが遅く、催促のメールや電話が多い
- 自分のキャパシティを理解できておらず、オーバーフローとなり、引き受けた仕事ができない、遅れる
これらの特徴を見て、自分に当てはまるものはありませんか？
もしあるとしたら、仕事ができない人になっている可能性が高いです。
仕事できない人の改善策とは？
では、仕事ができない人の改善策について紹介したいと思います。実は、仕事ができる人になるためのコツは、それほど難しくありません。
最も重要な点は、「スピードを意識して、優先度をつけること」です。
仕事の優先順位をつけることは、仕事の効率を上げるために最も必要なスキルです。
仕事の優先順位をつけることで、どの仕事にどのくらいの時間や労力を割くべきかが明確になります。
また、重要な仕事を先に済ませることで、ストレスや焦りを減らすことができます。
仕事の優先順位のリストを作成する方法としては、以下のようなものがあります 。
アイゼンハワーのマトリックス
アイゼンハワーのマトリックスとは、仕事を重要度と緊急性の2軸で分類する方法です。仕事を以下の4つのカテゴリーに分けます 。
重要で緊急な仕事→このカテゴリーの仕事は、すぐにやらなければならず、遅れた場合は大きな支障が出るような仕事です。
例えば、納期間近のプロジェクト等の締め切りが迫っている仕事や、不測の事態が発生した場合の対処などが該当します。
多くの場合、突発的に発生したトラブルに対処するケースが多いです。
重要だが緊急ではない仕事→このカテゴリーの仕事は、やらなければならないが、すぐにやる必要はない仕事です。
例えば、プロジェクトの計画や、目標達成に関係する仕事や、自己啓発のための勉強などが該当します。このカテゴリーの仕事は、スケジュールを決めてやることがポイントです 。
重要でなくて緊急な仕事→このカテゴリーの仕事は、すぐにやらなければならないが、やらなくても大きな影響はない仕事です。
例えば、電話やメールの対応や、日常的な業務などが該当します。このカテゴリーの仕事は、なるべく他人に任せられるようになることが理想です。
もし、他人に任せられない場合は、時間を決めてやることがポイントです 。
重要でなくて緊急でない仕事→このカテゴリーの仕事は、やらなくても問題ない仕事です。
例えば、日常的な定型業務やルーティンワークなどが該当します。
もし、やりたい場合は、優先度を下げて、後にやることがポイントです 。
アイゼンハワーのマトリックスを使うことで、仕事の優先順位を明確にすることができます。
仕事の優先順位は、重要で緊急な仕事 > 重要で緊急でない仕事 > 重要でなくて緊急な仕事 > 重要でなくて緊急でない仕事となります 。
この順番に従って、仕事に取り組むことで、仕事の効率を上げることができます。
ABC法
ABC法とは、仕事を重要度に応じてA、B、Cの3つのカテゴリーに分ける方法です。仕事を以下の3つのカテゴリーに分けます。
A：最優先の仕事
このカテゴリーの仕事は、やらないと大きな損失や不利益が生じる仕事です。例えば、締め切りが近い仕事や、目標達成に直結する仕事などが該当します。このカテゴリーの仕事は、最優先でやることが原則です 。
B：次に優先の仕事
このカテゴリーの仕事は、やらなくても大きな損失や不利益は生じないが、やるとメリットがある仕事です。例えば、自己啓発のための勉強や、人間関係の向上のためのコミュニケーションなどが該当します。このカテゴリーの仕事は、Aの仕事が終わったらやることが原則です 。
C：優先度の低い仕事
このカテゴリーの仕事は、最後にやるべき仕事です。例えば、短時間で完了する定型業務や、一人で完結するルーティンワークなどが該当します。
このカテゴリーの仕事は、他に優先すべき仕事がないときに実施します。
ABC法を使うことで、仕事の優先順位を明確にすることができます。仕事の優先順位は、A > B > Cとなります 。
アサーション・トレーニング
アサーション・トレーニングとは、コミュニケーションのスキルを向上させるためのトレーニングです。
アサーション・トレーニングを使うことで、自分の意見や感情を適切に伝えることができます。また、他人の意見や感情を尊重することができます。アサーション・トレーニングの方法は、以下のようになります 。
自分の意見や感情をはっきりと伝える
まず、自分の意見や感情をはっきりと伝えることが重要です。自分の意見や感情を伝えるときには、以下のポイントに注意します 。
具体的に伝える
自分の意見や感情を伝えるときには、具体的に伝えます。抽象的な言葉や曖昧な言葉を使わないようにします。例えば、「もっと頑張ってください」という言葉は、具体的ではありません。どのように頑張ってほしいのか、どのような目標や基準があるのか、明確に伝える必要があります。
事実と意見を区別する
自分の意見や感情を伝えるときには、事実と意見を区別します。事実とは、客観的に確認できるものです。意見とは、主観的な判断や評価です。事実と意見を混同すると、相手に誤解や反発を招くことがあります。
例えば、「あなたは仕事が遅いです」という言葉は、事実と意見が混在しています。仕事が遅いというのは、どのような基準で判断したのか、明確に伝える必要があります。
アイ・メッセージを使う
自分の意見や感情を伝えるときには、アイ・メッセージを使います。アイ・メッセージとは、自分の立場や感情を表す言葉です。
アイ・メッセージを使うことで、相手に責めや非難を感じさせないことができます。例えば、「あなたは仕事が遅いです」という言葉は、相手に攻撃的に感じられることがあります。
しかし、「私は、あなたの仕事のスピードに不安を感じています」という言葉は、自分の感情を伝えることができます。
自分の意見や感情をはっきりと伝えることで、相手に自分の考えや気持ちを理解してもらうことができます。また、自分の権利や要求を主張することができます。
他人の意見や感情を尊重する
次に、他人の意見や感情を尊重することが重要です。他人の意見や感情を尊重するときには、以下のポイントに注意します 。
聞く姿勢を示す
他人の意見や感情を尊重するときには、聞く姿勢を示します。相手の話を遮ったり、否定したり、批判したりしないようにします。相手の話に耳を傾けたり、目を見たり、うなずいたり、質問したりすることで、聞く姿勢を示すことができます。
共感する
他人の意見や感情を尊重するときには、共感します。共感とは、相手の立場や感情に寄り添うことです。共感することで、相手に理解や支持を示すことができます。例えば、「あなたの気持ち、わかりますよ」という言葉は、共感を表す言葉です。
受け入れる
他人の意見や感情を尊重するときには、受け入れます。受け入れるとは、相手の意見や感情を認めることです。受け入れることで、相手に尊重や信頼を示すことができます。
例えば、「あなたの意見、もっと聞かせてください」という言葉は、受け入れを表す言葉です。 他人の意見や感情を尊重することで、相手との関係を良好に保つことができます。また、他人の意見や感情から学ぶことができます。
ワンタッチ・ルール
ワンタッチ・ルールとは、メールや電話などの連絡に対して、一度だけ対応することです。ワンタッチ・ルールを使うことで、レスポンスの速さを上げることができます。ワンタッチ・ルールの方法は、以下のようになります 。
一次返信をする
まず、メールや電話などの連絡に対して、一次返信をします。一次返信とは、相手に自分が連絡を受け取ったことを伝えることです。
一次返信をすることで、相手に自分の存在や関心を示すことができます。例えば、「メールありがとうございます。確認しました」という言葉は、一次返信を表す言葉です。
必要な対応をする
次に、必要な対応をします。必要な対応とは、相手の要求や問い合わせに答えることです。必要な対応をするときには、以下のポイントに注意します 。
明確に答える
必要な対応をするときには、明確に答えます。曖昧な言葉や返事を使わないようにします。例えば、「できるかどうかわかりません」という言葉は、明確ではありません。できるかできないか、いつまでにできるか、どのようにできるか、明確に答える必要があります。
簡潔に答える
必要な対応をするときには、簡潔に答えます。長くて複雑な言葉や文章を使わないようにします。例えば、「この件に関しては、以下のような経緯がありまして、その結果として、こういう状況になっておりますので、ご理解いただければ幸いです」という言葉は、簡潔ではありません。要点を絞って、相手に伝わりやすい言葉や文章を使う必要があります。
丁寧に答える
必要な対応をするときには、丁寧に答えます。相手に敬意や感謝を示す言葉や表現を使うようにします。例えば、「お手数をおかけして申し訳ありません」という言葉は、丁寧に答えることを表す言葉です。必要な対応をすることで、相手に自分の回答や対応を伝えることができます。また、相手の満足度や信頼度を高めることができます。
二度と対応しない
最後に、二度と対応しないことが重要です。二度と対応しないとは、同じ連絡に対して、再度の返信や対応をしないことです。
二度と対応しないことで、自分の時間や労力を節約することができます。例えば、「以上です」という言葉は、二度と対応しないことを表す言葉です。
ワンタッチ・ルールを使うことで、レスポンスの速さを上げることができます。レスポンスの速さを上げることで、相手に自分の印象や評価を高めることができます。ワンタッチ・ルールを使って、レスポンスの速さを上げましょう。
以上、仕事ができない人の改善策について、ご紹介しました。
仕事ができない人の特徴を改善することで、仕事ができる人になることができます。仕事ができる人になることで、自分の評価やキャリアにもプラスになるでしょう。
仕事ができる人になるためのコツをぜひ試してみてください。
まとめ
最後にまとめです。
- 仕事ができない人の致命的な特徴は、スピードが遅く、優先度が付けられないこと
- アイゼンハワーマトリックスで、仕事を重要度と緊急度に分けよう
- アサーション・トレーニングで、仕事を効率的に進めるコミュニケーションを図ろう
- ワンタッチ・ルールで、メールの対応スピードを劇的に速めよう
