話の要点がまとまらない方におススメの記事です！
結論：話の要点をまとめるには、結論から話そう
仕事をする上で、話をする機会が様々な場面で発生します。
しかし、話をするときには、相手に伝えたいことがうまく伝わらなかったり、話が長くなりすぎたり、話の流れがわかりにくくなったりすることはありませんか？
そんなときに役立つのが、話の要点をまとめる方法です。
話の要点をまとめる、ということは、自分の話したい内容を簡潔に整理し、相手に分かりやすく伝えることです。
では、話の要点をまとめる方法とは具体的にどのようなものなのでしょうか？
この記事では、話の要点をまとめる方法について、その意義やコツ、練習方法などを紹介します。
それでは見ていきましょう！
話の要点はなぜまとまらない？
話の要点をまとめられない理由をいくつか紹介します。
話の要点がまとまっていない
思いのままに話し始めると、途中で時系列が前後したり、ダラダラと話してしまい、要点が相手に伝わりづらくなります。
相手に一番伝えたいポイントをしっかりと押さえなければ、聞き手には「説明が下手」な人という印象を持たれてしまうでしょう。
相手の立場に立って話せていない
伝え方は、相手への理解度に大きく影響します。
どのように話せば相手が理解してくれるか、自分の思いを正確に伝えるには何から話し始めればいいか、相手の立場になって、話し方を考えられていないことが原因です。
自分も理解しきれていない
話したい内容のことを、自分自身もきちんと理解・把握しきれていない人です。
自分も分かり切っていない状態で話そうとしているのでまとまりがなく、フワフワした内容になってしまいます。
質問をされても、よくわかっていないので答えられないことが多いでしょう。
全部伝えたい
大事なところだけでなく、細かいところまですべてを相手に伝えたいと思ってしまうため、まとまりがなく情報量の多すぎる話になってしまいます。
例えば、起こった出来事に加えてその時の感情や前後の出来事、そして今の自分の気持ちなど、すべていっぺんにまとめて話そうとするので、結局何を一番伝えたいのかが相手にはわかりません。
頭に浮かんだまま話している
頭の中である程度まとめてから話そうとするのではなく、頭に浮かんだイメージを浮かんだまま口に出して話しているので、主語がなかったり時系列がバラバラだったりします。
想像力が豊かすぎて、話を聞いている側からすると理解に苦しんだり追い付けなかったりします。
感受性が豊か
感受性が豊かすぎて、出来事などよりもその時の感情や印象などを強く説明してしまいます。
出来事の説明よりも心の動きの説明が多いため、相手はついていけず出来事の理解もできません。客観的・論理的に話すことはとても苦手な人です。
話したいだけ
相手に自分の話を理解してもらいたいと思う気持ちよりも、とにかく自分が話したいという欲求が上回ってしまっている人です。
相手には、理解というよりもただ聞いてもらっているだけで満足なので、はなからわかりやすく説明しようとも思っていないところがあります。
以上のように、話の要点をまとめられない理由は様々ですが、共通しているのは、自分の話を客観的に見ることや、相手のことを考えることができていないことだと思います。
話の要点をまとめるのが得意な人の特徴は？
話の要点をまとめることが得意な人の特徴は、以下のようなものがあります。
誰にでもわかる言葉を選んで話す
専門用語や難しい言葉は使わず、キーワードやフレーズを活用して要点を強調します。
結論が簡潔で明確
話の最初と最後に要点を伝え、その間に理由や具体例を挟みます。話の流れや構成が明確になります。
細かすぎる部分まで解説しない
話の全体をかいつまんで説明し、余計な話題は控えます。細部は質問に応じて答えることが重要です。
相手の意見も取り入れつつ、会話を進めてまとめる
一方的に話すのではなく、相手の反応や理解度を確認しながら話します。相手に共感や関心を示します。
話が長くなりすぎる場合の対策は？
話が長くなりすぎたら、相手に迷惑をかけてしまうこともあります。
話を簡潔にまとめるコツをいくつか紹介します。
結論→原因→具体例の順番で話す
では、話を簡潔に短くする方法として、結論→原因→具体例の順番で話すことを勧めています。
この方法では、最初に要点を伝えることで、相手の興味を引き、その後に理由や例を説明することで、話の流れや構成が明確になります。
また、結論を先に言うことで、話の終わりを見通しやすくなり、話が長くなりすぎるのを防ぐことができます。
「えっと」「あー」など無駄な言葉を削る
では、話を簡潔に短くする方法として、「えっと」や「あー」などの無駄な言葉を削ることをおすすめします。
これらの言葉は、話を途切れさせたり、話のテンポを下げたりするだけで、話の内容には何の意味もありません。
ですから、これらの言葉を使わないようにすることで、話をスムーズにし、時間を節約することができます。
1を聞かれたら1を返す
話を簡潔に短くする方法として、一を聞かれたら一を返すこともおすすめします。
これは、相手の質問に対して、必要以上に詳しく答えないことを意味します。
例えば、相手が「今日は何をしていたの？」と聞いたら、「仕事をしていた」と答えるだけで十分であり、「仕事の内容や進捗状況など」を話す必要はありません。
これは、相手が本当に知りたいことは何なのかを考えることで、話を簡潔にすることができます。
以上のように、話を簡潔にまとめる方法には様々なアプローチがありますが、共通しているのは、相手のことを考えることや、自分の話を客観的に見ることだと思います。
話を簡潔にまとめることで、コミュニケーション力や表現力も向上すると思うので、ぜひ練習してみてください。
要点をまとめる練習方法は？
では、具体的に要点をまとめる練習方法を紹介します。
文章にまとめてみる
要点とは「書き方のポイント」であり、要点をまとめるとは「情報の中で最も重要なポイントに焦点を当て、簡潔さを追求すること」だと説明しています。
また、要点を書く際には、キーワードやフレーズを活用したり、関連性を示したりすることで、要点を強調しやすくなると述べています。
要約力を身に付けるためのトレーニング法として、日頃から文章に慣れ親しんだり、読んだ箇所をしっかり頭にインプットしたりすることが大切だと言っています。
さらに、文章を読み解くときには、話の話題や結論、5W1H、主語と述語などを意識することで、要約のポイントを養うことができると紹介しています。
PREP法を使う
分かりやすい話し方を身に付けるためには、「PREP法」もオススメです。
PREP法とは、Point（要点）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（要点）の頭文字をとったもので、相手に分かりやすく説明するための方法です。
PREP法で話す練習方法としては、要点・理由・具体例・要点の順番で、紙に箇条書きすることや、録音して確認することなどが挙げられています。
以上のように、話の要点をまとめる方法には様々なアプローチがありますが、共通しているのは、相手のことを考えることや、自分の話を客観的に見ることです。
まとめ
最後にまとめです。
- 結論→原因→具体例の順番で話す
- 「えっと」「あー」など無駄な言葉を削る
- 聞かれたら聞かれたことだけに答える
