意味のない、無駄な会議をなくす方法を確認したい方におススメの記事です！
結論：無駄な会議の原因は、準備不足と上司が決断しないことにある
「無駄な会議に参加したことがない」という方は、この世の中にどれくらいいらっしゃるのでしょうか？
そんな人は一人もいないのでは？と残念ですが、思います。
少なくとも、４回の転職を経験した私にとって、無駄な会議を行っていない会社は、一つもありませんでした。
海外の会社で働ている方は、もしかすると経験したことがないのかもしれませんが、それほど、日本中の会社では無意味な、無駄な会議にあふれており、今日もどこかの会社で無駄な会議が繰り広げられています。
ということは、「この無駄な会議を有意義なものにしよう」と、多くの方が改善に取り組んでいるはずですが、それでも一向に無駄な会議はなくなりません。
根本の原因としては、「会議を開催する人(主に上司)の準備不足」につきます。
そして原因がわかっているのに変わらないのは、
「前任者がやっていたから」「このやり方で何年もやってきたから」という、惰性の気持ちがあること、そして
「会議を実施していると、仕事をしたつもりになるから」という、自分が管理職としてきちんと仕事をしているのだ、と自己満足に浸れるからです。
この考えが沁みてしまっている管理職の方は、残念ですが改善することは相当難しいでしょう。
ならば、これから管理職になろうとしている方、管理職になったばかりの方は、「前任者がやっていたから」という気持ちを捨てて、自身のやり方を打ち出していきましょう。
まだ改善できるチャンスがあります。
それでは見ていきましょう！
無駄な会議の特徴
会議の場で初めてトラブルを報告される
どのような業務でも、大小はあれどトラブルは発生します。また、プロジェクトを進めていく中でも、想定していなかった問題は発生するものです。
そして、ありがちなのが、問題を発見した、もしくは発生させてしまった社員が、会議が開催されて、初めてその場でトラブルを報告するというケースです。
比較的、若手の社員に多いパターンです。
会議は時間が限られていますので、その場で初めて問題を報告されても、短時間で効果的な対策を打ち出すことは困難です。
また、トラブルというものは、会議の開催を待って報告するものではありません。重要度や緊急度にもよりますが、なるべく早い段階で上司に報告すべきことです。
会議の前に問題が解決したのであれば、問題発生の事実を共有して、どのように解決したのかを示すことで、再発防止につなげることができます。
また、会議の段階で問題が解決していないのであれば、問題の原因と、それまでに上司と一緒に考えた対策を、会議の場で共有するべきでしょう。
「決定すること」にフォーカスしていない
無駄な会議の特徴の２つ目として、「決定することにフォーカスしていない」会議です。
会議は、とにもかくにも「何かを決めること」が目的です。
何も決まらない会議ほど、やってはいけない会議はありません。
たとえ、それぞれのアイデアを出し合うような会議(ブレインストーミング)でも、最終案を決めることが難しいにせよ、「方向性を決める」ことなどは可能です。
会議の場で、上司に何か決めてほしいことがあるのであれば、上司が決断するための判断材料となる資料や、そもそも自分自身の意見としてはこうすべき、というところまで準備しておくべきです。
そして、決断をする上司の側も、しっかりと「この場で決める」という意識で臨むべきでしょう。
会議の目的をはっきり伝えることも必要ですが、「決める」ということを
参加者全員に意識させるようにしましょう。
無駄な会議をなくすためには
タスク共有が徹底されていない⇒タスク共有・管理ツールを使いこなす
無駄な会議の典型例が「報告会議」です。部下がそれぞれの業務の進捗状況を、上司に会議の場で順番に報告する、というものです。
そして報告を受けた上司は、部下に対してその場でフィードバックを行うというもの。
この会議は、今すぐ止めてください。
部下の業務進捗を会議の場で逐一報告させる時代は、もう終わっています。
各自のタスクを共有し、管理するツールを使えば、進捗共有はそれで済みます。
例えば、「Backlog」や、Microsoftの「Planner」が有名です。
基本的な業務の進捗状況は、ツール上で行い、上司は毎日確認するのが難しいかもしれませんが、せめて会議前には目を通すようにしましょう。
会議の場では、各自が持っているタスクを逐一口頭で報告するのではなく、タスク上で課題となっていること、皆に共有しておいたほうが良いこと等を、優先度を付けて報告します。
前述した「トラブル」は会議を待たずして上司に報告するべきものですが、会議の場では方向性を確認するようなレベルのものを話すようにしましょう。
管理職の仕事は決断を下すこと。そして決断の「基準」を持とう
管理職である上司の仕事は、とにもかくにも「決断を下すこと」です。決断を下せない管理職は、残念ながら管理職である資格がありません。
しかし、実際のところ、なかなか決断できない上司が多いのが現実です。
1つ目の原因は、「自分の責任にされたくない」という考えです。自らが下した決断の結果、失敗に終わってしまった場合は、残念ながら上司の責任となってしまいます。
２つ目の原因は、部下が時間をかけて準備をした提案を却下することになった場合、部下から嫌われるかもと心配になり、決断できないことです。
しかし、部下から最も嫌がられる上司は、
「決断できない」上司です。
そもそも、管理職は会社組織上の一つの役割に過ぎない、というのが私の考えです。なので、「尊敬されなければならない」という考えは、不要です。
部下としては、「管理職の仕事を全うしてください」と思われています。管理職の仕事は、決断することです。
ただ、何の根拠もなく決断しても、説得力がありません。「なぜ、その決断をしたのか？」ということを、上司や会社、そして部下に説明する必要があります。
決断の基準とは、具体的に何でしょうか？
それは人によって異なります。
例えば、「この提案を通して実現させることが重要」と考えているのであれば、部長や社長の決済が下りるよう、提案の内容を修正するという基準で決断するかもしれません。
人によっては、「会社の利益になるかどうか」、「お客様のためになるかどうか」という基準で決断するかもしれません。
場合によっては、上司である部長や、役員、社長に対して、「決断の基準」を会社としてどうとらえているのか、確認することも正解かもしれません。
決断をするための判断基準を持てば、ミーティングがスムーズに進み、物事がどんどん決まっていきます。
まとめ
最後にまとめです。
- 無駄な会議の原因は、準備不足と上司が決断しないことにある
- タスク共有が徹底されていない⇒タスク共有・管理ツールを使いこなす
- 管理職の仕事は決断を下すこと。そして決断の「基準」を持とう
